L’administration et les finances

Regroupés sous l’autorité du Directeur Administratif et Financier, les comptables de l’association réalisent de façon transverse auprès de tous les établissements les opérations suivantes :

• Établissement de l’ensemble des contrats de travail (environ 1500 contrats par an)
• Réalisation de la paye (700 payes par mois)
• L’ensemble des travaux de comptabilité (8000 factures d’achat) de la comptabilisation jusqu’à la finalisation des éléments financiers consolidés (budget de fonctionnement d’environ 21 millions d’euros)
• La préparation des budgets et des comptes administratifs des établissements en lien avec les différentes structures (10 budgets différents)
• Le suivi de la trésorerie, la mise en place des financements
• La centralisation de certains achats (fournitures, produits d’entretien, …)
• L’interface avec le GCSMS Presqu’ile en matière de commande/livraisons de repas et blanchisserie

Le GCMS Presqu’île

Les prestations de Restauration et de Blanchisserie sont assurées pour le compte de l’ACAIS par le Groupement de Coopération Sanitaire Médico-Social Presqu’Ile situé à Valognes.

Le GCSMS Presqu’Ile est un projet social et solidaire, né d’une démarche participative des différents partenaires associés, qui emploie en partie des professionnels éducatifs et des travailleurs ESAT de l’ACAIS. Il est sous la responsabilité de Bernard ILIEN, Directeur du Groupement. Sur la partie Restauration, le groupement travaille presque exclusivement avec des circuits courts. L’ensemble des préparations est issu de produits frais.

Les services techniques

Sous l’autorité du Directeur des Services Techniques, ce service réalise les missions suivantes :

• Interventions techniques à la demande des services sur l’ensemble du parc immobilier de l’association (environ 25000 m2 de bâtiments)
• Astreinte technique 365 jours 24/24 permettant une intervention technique sur tous les sites toute l’année
• Suivi de l’ensemble des obligations liées à la sécurité, aux normes à respecter dans l’ensemble des locaux, (registres de sécurité, liens avec le SDIS …) et à la sécurisation des sites.
• Suivi du parc automobile de l’association (environ 80 véhicules)
• Gestion des réseaux de communication
• Réalisation de certains transports et centralisation du suivi des transports pour l’ensemble des établissements

L’accompagnement à la santé

Le siège social assure pour le compte des établissements et services de l’association les missions suivantes :

• Animer et structurer la gestion des projets transverses ou internes aux établissements relatifs au processus d’accompagnement à la santé des personnes accompagnées ;
• Identifier les convergences et les mutualisations possibles dans le cadre des actions à conduire ;
• Encourager l’harmonisation des pratiques entre les services ;
• Structurer et valider la documentation qualité relative au soin et à la santé ;
• Structurer la coordination des soins en interne à l’association ;
• Développer et formaliser les partenariats nécessaires sur le territoire en termes d’accompagnement à la santé, dans une logique de mutualisation associative ;
• Organiser la continuité des soins par toutes les mutualisations internes nécessaires ;
• Rechercher une organisation plus rationnelle et flexible des ressources de l’ACAIS en termes d’accompagnement à la santé.

Ressources humaines

La fonction RH décrit l’ensemble des dispositifs et acteurs impliqués dans la politique RH, et intègre ainsi une vision systémique. Dans ce cadre, le pilotage de la fonction RH s’articule autour de plusieurs dimensions :

• La stratégie associative qui se définit principalement autour des orientations politiques données, et se traduit par la démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) déployée au sein des établissements ;
• L’adaptation des compétences via la formation professionnelle ;
• Le dialogue social.
• L’attractivité des métiers et la qualité de vie au travail

Qualité

La démarche Qualité regroupe plusieurs thématiques pour lesquelles une volonté d’harmonisation est portée au sein des différents établissements et services de l’ACAIS. Cela comprend :

• La démarche d’amélioration continue de la Qualité
• La gestion des Systèmes d’Information
• Communication interne et externe de l’association

Le rôle de la démarche Qualité est également de garantir les bons respects de la règlementation dans l’ensemble des pratiques, en corrélation en les Recommandations des Bonnes Pratiques Professionnelles, diffusées par l’HAS.

La démarche Qualité permet par ailleurs de veiller à l’harmonisation des circuits et processus, d’assurer un apport méthodologique dans l’ensemble des projets menés au sein de l’association (Appel à Projets, démarche de construction de Projets d’Établissements…), et, en lien avec la Directrice Générale et avec l’ensemble des Directions, d’assurer un suivi dans les négociations des Contrats Pluriannuel d’Objectif et de Moyens signé avec l’Agence Régionale de Santé et le Conseil Départemental de la Manche.